Factura electrónica: ¿Cómo optimizar la emisión de comprobantes?

También es la forma de cumplir con los requerimientos fiscales y mantener un orden en la administración.

Para fortuna de las organizaciones, desde hace algún tiempo, la facturación se lleva a cabo de manera electrónica. Con ello, además de agilizar los procesos, podemos tener a mano toda la información de los comprobantes. 

Para aprovechar al máximo este servicio, a continuación brindamos algunos consejos para optimizar la emisión de facturas electrónicas.

 
 
 
Mediar con recursos digitales
 

Las herramientas digitales son aliadas fundamentales para optimizar la gestión financiera de una empresa. Por eso, poder emitir una factura electrónica desde un sistema contable  es el primer paso para optimizar la generación de comprobantes.

Al hacerlo, contamos con un cúmulo de herramientas útiles. Además de cumplir con los requerimientos legales, las facilidades de gestión son evidentes. También, permite almacenar información, automatizar la carga de datos y tener todos los comprobantes al alcance.

 
Determinar las condiciones de pago
 

Otra acción para optimizar la emisión de facturas electrónicas es definir previamente las condiciones de pago. Al establecer la modalidad con el cliente, se evitan demoras y cualquier tipo de inconveniente en la generación de los comprobantes.

En la definición de tales condiciones, se puede dejar en claro el plazo de cada pago. De esa manera, evitaremos retrasos en los pagos y tener que rehacer la facturación.

 
 
  
Hacer un seguimiento
 

Una medida de seguridad y optimización de la gestión contable es llevar a cabo constantes seguimientos de la información y movimientos de la empresa. Esto nos permite tener una visión global de los ritmos organizacionales y flujo económico real.

Por otra parte, se trata de una forma de control de datos que posibilita detectar de inmediato cualquier eventual error y repararlo a tiempo. Además, la posibilidad de analizar en tiempo real los movimientos, también permite planificar acciones futuras.

 
 
 
Planificar
 

Mantener una organización meticulosa de los procesos de facturación también ayuda a efectivizar la emisión de facturas. En ese sentido, es importante definir los tiempos de generación de comprobantes para estar en orden y, al mismo tiempo, evitar distracciones.

Esta planificación también se puede llevar a cabo en lo que compete a la relación con los clientes y su posibilidad de previsión. Para ello, es fundamental acordar con estos los tiempos de emisión y, por lo tanto, de pago.

 
 
 
Personalizar los comprobantes
 

Al generar las facturas desde un sistema contable, existe la posibilidad de personalizarlas. Se trata de una acción sencilla que aporta a la fidelización y comunicaciones, además de permitir lograr una imagen empresarial positiva.

Mientras que, por un lado, la personalización de los comprobantes ayuda a crear identidad, por el otro, brinda confianza. Esto se debe a que podemos mantener a la vista todos los datos de contacto y razón social para tranquilidad y seguridad de los receptores.